sekretariat

Jak przejść przez sekretariat?

Bardzo często, gdy próbujemy dotrzeć do tzw. decydenta, w firmie na przeszkodzie staje nam sekretariat. Konkretnie są to Panie lub Panowie, którzy pracują jako sekretarki, asystenci, szefowie biura itp. Czym może objawiać się „szkodliwość” sekretariatu. Przykładów może być kilka, wszystko zależy od formy kontaktu, którą wybieramy.

Załóżmy, że znaleźliśmy się w posiadaniu adresu e-mail decydenta w firmie – wysyłamy do niego wiadomość. Zaskoczeni brakiem odpowiedzi próbujemy skontaktować się z nim bezpośrednio np. przy pomocy telefonu, ale okazuje się, że telefonu nie odbiera decydent, a tylko ktoś z sekretariatu. Próbujemy powołać się na e-mail do „szefa” ale z przykrością słyszymy, że nie dotarł… Najczęściej „szefowie” udostępniają swoje adresy firmowe ludziom z sekretariatu, którzy filtrują pocztę i jeśli im coś nie odpowiada usuwają. Podobna sytuacja dotyczy mailingu tradycyjnego – wysyłamy list z ofertą, który trafia do kosza. Nie ma to jak telefon i komunikacja bezpośrednia, choć tu często „na twarz” dostajemy info, że szefa nie ma, że jest zajęty, itp. Robią wszystko by nas „spławić”.

Co z tym można zrobić?

Po pierwsze, w celu podniesienia skuteczności prowadzonej przez siebie komunikacji, zalecam weryfikację, czy w danej firmie istnieje sekretariat. Jeśli nie, to mamy sprawę ułatwioną i większe prawdopodobieństwo, że komunikaty czy to listowne, czy mailowe trafią do odpowiednich osób.
Jak to zrobić? Można wysłać maila „testowego” z „testowego” adresu e-mail z intrygująca wiadomością, np.: zaproszenie do konkursu w którym można wygrać niespodziankę, wygrywa ten kto bezzwłocznie wyśle odpowiedź na adres, z którego wyszła ta przesyłka. Być może część odpowie natychmiast, część później, a część w ogóle – wówczas można zadzwonić do tych, którzy nie odpowiedzieli i zapytać, czy są zainteresowani udziałem w konkursie? Jeśli zapytają w jakim, można powołać się na e-maila i dokonać weryfikacji, z kim rozmawialiśmy i czy adres e-mail, na który pierwotnie była wysyłka był poprawny. Ten sposób jest dobry, jeżeli myślimy o docelowej komunikacji w formie e-mailingu, jego minusem jest to, że jest on czasochłonny. Prostszą i szybszą metodą jest telefon np, z krótką sondą, po to by sprawdzić, czy bezpośrednio łączymy się z „szefem”, czy też z sekretariatem. Jeśli z „szefem” – nie ma problemu, jeśli z sekretariatem to zaczynają się schody.
Jak w takim razie przejść przez sekretariat? Po pierwsze ustal sobie co jest Twoim celem Minimum, który chcesz osiągnąć w trakcie rozmowy z sekretariatem, po drugie wyznacz również cel Maksimum. I tak, ja zaproponowałbym jako cel Minimum: „zjednanie sobie sekretariatu” i ustalenie z jego przedstawicielami konkretnych działań (w domyśle prowadzących Ciebie do tego, aby dotrzeć do decydenta).

Przykład: Rozmowa telefoniczna dzwonię do firmy X, odbiera sekretarka.

Ja: Dzień dobry, nazywam się Jan Kowalski i reprezentuję firmę JAKO-TAKO. Czy dodzwoniłem się do firmy X?
Sekretarka: Dzień dobry, potwierdzam dodzwonił się Pan do firmy X.
Ja: Z Kim mam przyjemność rozmawiać? (chodzi o to, abyś upewnił się z kim faktycznie rozmawiasz)
Sekretarka: Jestem Sandra Nowak i zarządzam kancelarią firmy X.
Ja: Bardzo mi miło. Czy ma Pani teraz czas żeby porozmawiać? (chodzi o to abyś wiedział, czy zadzwoniłeś we właściwym momencie, czy też masz zadzwonić później)
Sekretarka: Tak, mogę rozmawiać, byle nie długo.
Ja: W firmie, którą reprezentuję odpowiadam za kluczowych klientów. Zajmujemy się sprzedażą urządzeń biurowych renomowanych japońskich firm. Chciałbym porozmawiać o możliwościach współpracy pomiędzy naszymi firmami. Cieszę się, że od razu trafiłem na właściwą i kompetentną osobę…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.